Forretningsbetingelser

Forretningsbetingelser gældende for samarbejdet med Backoffice

Nedenstående retningslinjer definerer de generelle rammer for ydelser og vilkår i forbindelse med samarbejde mellem Backoffice, CVR 33583028 og vore kunder (herefter virksomheden). De heri beskrevne betingelser er gældende for alle de ydelser som Backoffice leverer til virksomheden, med mindre andet aftales skriftligt.

Det kan i samarbejdet løbende blive fremsendt breve og korrespondance via e-mail med vore kommentarer og bemærkninger til virksomhedens resultat og økonomiske stilling, herunder usikkerheder og spørgsmål som vi beder virksomheden være opmærksom på og at indholdet ligeledes danner grundlag for vores ansvar.

Forretningsgrundlag

Vort forretningsgrundlag består i salg af regnskabsmæssig assistance og økonomistyring til  virksomheder på fastpris eller timebasis med en fleksibel og serviceorienteret indstilling.

Generelt

Virksomheden udpeger overfor Backoffice en ansvarlig, der er bemyndiget til, at tage stilling til forhold, der måtte blive forelagt for virksomheden af Backoffice.

Backoffice’s arbejde udføres i henhold til skriftlig instruks fra virksomheden eller virksomhedens revisor. Modtages der ikke skriftlig instruks, eller dækker en sådan kun enkelte områder, udføres Backoffice’s arbejde i henhold til Backoffice’s interne standarder og arbejdsmodeller.

Alle ydelser udført af Backoffice og al materiale der måtte blive udleveret er udarbejdet til virksomheden og må derfor ikke anvendes af tredjemand uden forudgående skriftlig aftale.

Bemanding

Til virksomhedens opgaver knyttes et passende antal medarbejdere eller konsulenter fra Backoffice, således at Backoffice i videst mulige omfang kan varetage opgaver uanset sygdom, ferie, barsel eller lignende.

Backoffice bemander opgaven for virksomheden med den eller de medarbejdere eller konsulenter, der af Backoffice anses for mest hensigtsmæssige og egnede til opgaven. Virksomhedens ønsker hertil vil dog, i det omfang det er muligt, blive imødekommet.

Underleverandører

Backoffice er med virksomhedens samtykke berettiget til, at antage underleverandører i forbindelse med levering af arbejdsydelserne (benævnt ‘konsulenter ‘)

Backoffice er i forhold til virksomheden ansvarlig for de af Backoffice antagne konsulenters ydelser. De af Backoffice antagne konsulenter handler på vegne af Backoffice og efter Backoffice’s instrukser. Virksomheden kan ikke rejse krav mod Backoffice’s medarbejdere og konsulenter i relation til det udførte arbejde eller nærværende forretningsbetingelser, medmindre den pågældende har et direkte, ufravigeligt ansvar overfor virksomheden. Backoffice’s medarbejdere og konsulenter har ret til at gøre denne bestemmelse gældende overfor virksomheden.

Virksomhedens bistand og forpligtelser

Virksomheden stiller de nødvendige oplysninger, bistand mv. til rådighed for Backoffice til brug for Backoffice’s udførelse af de aftalte arbejdsopgaver. Backoffice verificerer ikke, om de oplysninger, materiale mv. som Backoffice modtager fra virksomheden eller virksomhedens eventuelle rådgivere, er korrekte eller fyldestgørende medmindre dette aftales skriftligt.

Arbejdsopgaver

Backoffice udfører alene regnskabsmæssig og administrativ assistance (ikke revision og skat mv.)

Tavshedspligt

Backoffice’s medarbejdere og konsulenter har, ifølge deres kontrakt, tavshedspligt om forhold, der måtte komme til deres kendskab, vedrørende Backoffice’s kunder. Ligeledes er der ubetinget tavshedspligt om forhold vedrørende Backoffice, hvilket vi beder virksomheden respektere.

Medarbejdere og konsulenterss tavshedspligt gælder bl.a. med respekt for regler, som pålægger oplysningspligt i forhold til offentlige myndigheder eller andre.

Backoffice’s medarbejdere og konsulenter må videregive fortrolige oplysninger i det omfang det følger gældende lovgivning eller er nødvendigt i forbindelse med arbejdet for virksomheden, eksempelvis til Backoffice’s konsulenter.

Backoffice’s ydelser skal behandles fortroligt af virksomheden og må ikke videregives, drøftes eller vises til andre end virksomhedens rådgivere uden forudgående skriftlig samtykke fra Backoffice, medmindre andet skriftligt er aftalt.

Før virksomhedens rådgivere får adgang til Backoffice’s ydelser, skal virksomheden sikre, at virksomhedens rådgivere er underlagt tavshedspligt og er oplyst om, af Backoffice intet ansvar har i forhold til virksomhedens rådgivere, og at Backoffice’s ydelser ikke må anvendes til andet end det mellem Backoffice og virksomheden aftalte eller forudsatte formål. Virksomheden er ansvarlig overfor Backoffice for overtrædelse af denne bestemmelse fra virksomhedens rådgivers side.

Backoffice indestår ikke for, at fortrolighed kan opretholdes i forbindelse med ekstern kommunikation, herunder post, e-mail og telefax.

Backoffice er med respekt af sin tavshedspligt berettiget til, som reference overfor tredjemand at oplyse om karakteren af og sit engagement med virksomheden.

Backoffice kan alene pålægges ansvar for brud på tavshedspligten, i det omfang Backoffice kan videreføre dette ansvar til Backoffice’s medarbejdere.

Persondata

Virksomheden er ansvarlig for, at overgivelse af oplysninger til Backoffice og dennes underleverandører overholder de til enhver tid gældende regler for behandling af personoplysninger.

I det omfang Backoffice i forbindelse med arbejdet for virksomheden behandler oplysninger omfattet af persondataloven, er Backoffice databehandler i persondatalovens forstand og handler alene efter instruks fra virksomheden, som er dataansvarlig. Reglerne i persondatalovens §41, stk. 3-5 gælder ligeledes for behandling ved Backoffice.

Ansvar

Backoffice, Backoffice’s underleverandører eller medarbejdere i Backoffice er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger og fritagelse, som fremgår af disse forretningsbetingelser og andre skriftlige aftaler med virksomheden, i det omfang disse bestemmelser ikke er uforenelige med gældende lovgivning.

Backoffice er ikke, som følge af ydet rådgivning, ansvarlig for økonomiske tabskonsekvenser, herunder, men ikke begrænset til, driftstab, mistet fortjeneste, tidstab, tab af data eller goodwill.

Backoffice er ikke ansvarlig for manglende eller forsinket opfyldelse af sine forpligtelser under denne aftale, såfremt dette skyldes hindringer eller forhold uden for Backoffice ‘s og/eller Backoffice’s konsulenter kontrol.

Backoffice er ikke ansvarlig for tab, der kan henføres til det af virksomheden, virksomhedens rådgivere eller virksomhedens leverandører leverede materiale, oplysninger, systemer, ydelser m.v.

Backoffice har ikke noget ansvar for ydelser leveret af tredjemand antaget af virksomheden, herunder virksomhedens rådgivere og leverandører.

Virksomheden skal straks give Backoffice skriftlig meddelelse om fejl eller mangler ved Backoffice’s udførelse af arbejdsopgaverne eller forhold, som kan give anledning til, at der rejses krav mod Backoffice. Backoffice har ret til at afhjælpe en konstateret fejl eller mangel ved arbejdsopgaverne inden for en efter omstændighederne passende frist.

Virksomhedens krav mod Backoffice bortfalder i det omfang virksomheden ikke har reklameret herover inden et år efter det tidspunkt, hvor virksomheden blev eller burde være opmærksom på det forhold, som gav anledning til kravet.

Virksomheden skal holde Backoffice, Backoffice’s medarbejdere og Backoffice’s konsulenter skadeløse for ethvert krav – samt hermed forbundne omkostninger og tab – som rejses af tredjemand i relation til denne aftale og/eller arbejdsopgaverne, som følge af virksomhedens, virksomhedens rådgivere eller leverandørers handlinger eller undladelser eller som følge af manglende eller urigtige oplysninger og materialer leveret af virksomheden, virksomhedens rådgivere eller leverandører.

Backoffice og virksomheden accepterer brugen af elektronisk kommunikation og dermed forbundne risici. Hver part er ansvarlig for at beskytte egne systemer og interesser i forbindelse med elektronisk kommunikation. Backoffice og Backoffice’s konsulenter er ikke ansvarlig for fejl, tab, virus, forsinkelser, ødelæggelser mv. i forbindelse med eller forårsaget af elektronisk kommunikation og information.

Backoffice eller medarbejdere i Backoffice kan ikke drages til ansvar, økonomisk eller på anden måde, som følge af forkert registrering i virksomhedens registreringssystemer, som følge af virksomhedens overtrædelse af lovgivningen eller som følge af andre forhold.

Backoffice påtager sig ikke ansvar for, at moms- og afgiftstilsvar er opgjort og indrapporteret i overensstemmelse med gældende lovgivning og praksis. Korrekt opgørelse og indrapportering indebærer ofte stillingtagen til forhold med betydelige elementer af skøn mv. Det foreslås og forudsættes fra Backoffice, at virksomhedens moms- og afgiftstilsvar samt grundlag herfor i form af afstemninger m.v. kontrolleres af virksomhedens revisor i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab eller hyppigere.

Den af virksomheden udpegede ansvarlige skal altid godkende dispositioner m.v., der kan indebære et økonomisk tab for virksomheden, forinden en disposition gennemføres. Fordrer virksomheden dispositioner gennemført, hvor procedurer m.h.t. arbejds- og ansvarsfordeling mellem Backoffice og virksomheden ikke overholdes, jævnfør ovenfor under løn og betalinger mv., kan ansvar herfor ikke pålægges Backoffice.

Backoffice kan ikke gøres ansvarlig for force majeure-lignende forhold, hvorpå Backoffice ikke har indflydelse, herunder men ikke begrænset til tyveri, arbejdsnedlæggelse, systemnedbrud, strømafbrydelser og naturkatastrofer.

Rettigheder

Backoffice bevarer ejendomsretten og samtlige immaterielle rettigheder til alt materiale/rådgivning der måtte udleveres/meddeles til virksomheden, herunder – men ikke begrænset til – koncepter, systemer, arbejdsprocesser, skabeloner, modeller, software, databaser, metoder, rapporter, knowhow mv. som anvendes til brug for eller som opstår som led i Backoffice ‘s udførelse af arbejdsopgaver for virksomheden. Backoffice bevarer endvidere ejendomsretten og samtlige immaterielle rettigheder til udførelsen af arbejdsopgaverne og enhver form for materiale, herunder internt materiale (udkast, arbejdspapirer og lignende), som fremkommer som led i opfyldelse af aftalen med virksomheden.

Virksomheden får alene den brugsret til ydelserne, som er nødvendig for virksomhedens loyale anvendelse af materialet/rådgivningen. Brugsretten er ikke-eksklusiv og kan ikke overdrages til tredjemand. Backoffice er berettiget til at anvende sine immaterielle rettigheder i forhold til andre kunder eller på anden vis, under overholdelse af disse forretningsbetingelser.

Honorar og tidsforbrug

Honorar faktureres i henhold til aftale mellem virksomheden og Backoffice for de aftalte arbejdsopgaver. Honoraret kan være aftalt som betaling efter medgået tidsforbrug eller som et fast beløb for faste opgaver. Udføres der assistance uden for en fast aftale, faktureres vort arbejde efter medgået tid og til vore sædvanlige satser.

Backoffice’s satser er defineret efter aftale, efter opgavens indhold og efter tilknyttede medarbejderes kvalifikationer.

Timesatser mv. reguleres pr. 1. januar hvert år, idet Backoffice dog i særlige tilfælde forbeholder sig ret til at ændre satser med en måneds varsel.

Fakturering og betalingsbetingelser

Ved opstart af et samarbejde faktureres en beløb a conto forud normalt svarende til en måneds forventet produktion, som depositum.

Depositum forfalder til betaling netto kontant. Beløbet reguleres årligt efter en gennemsnitsmåneds produktion eller ved væsentlige ændringer i produktionsomfanget, og henstår som depositum indtil samarbejdsforholdet i givet fald afsluttes.

Der faktureres efter medgået tid og til normale satser mindst én gang om måneden. Er der aftale om fast honorar for faste opgaver, faktureres det aftalte honorar forud, hver den første i måneden, for samme måneds produktion.

Betalingsbetingelser er generelt 14 dage netto kontant. Der tilskrives renter med 1,75% pr. påbegyndt måned.

Skulle der være tvivl om en faktura bedes virksomheden gøre opmærksom herpå indenfor 30 dage fra fakturaens modtagelse, idet fakturaen eller betragtes som anerkendt af virksomheden.

Øvrige forhold

Såfremt virksomheden uden forudgående aftale med Backoffice ansætter det af Backoffice udsendte personale i virksomheden eller en hertil i koncernsammenhæng eller via ejerkreds tilknyttet virksomhed, indenfor 12 måneder fra medarbejderens definitive ophør i Backoffice, opkræver Backoffice et honorar herfor, der svarer til medarbejderens seneste standard månedsløn brutto med tillæg af feriepenge ganget med tre. Honoraret tillægges moms.

Tilsvarende gælder, såfremt der indgås aftale om regnskabsmæssig assistance mv. på freelancebasis eller på firmabasis med det af Backoffice udsendte personale.

Backoffice er ikke som følge af denne aftale forhindret i at tilbyde og levere ydelser til andre kunder, selv om disse måtte være konkurrenter til virksomheden eller have modstridende interesser hermed.

Aftalens varighed

Samarbejdet kan opsiges af begge parter med 3 måneders skriftligt varsel til udgangen af en kalendermåned. Den første måned betragtes som prøvetid, hvor samarbejdet kan opsiges gensidigt med en uges varsel.

Såfremt virksomheden opsiger samarbejdet og ikke ønsker Backoffice’s bistand i opsigelsesperioden, er Backoffice berettiget til et honorar frem til opsigelsesvarslets udløb svarende til 3 måneders gennemsnitlig honorar målt på de sidste 12 måneder.

Uanset det øvrige anførte, betragtes manglende overholdelse af Backoffice’s betalingsbetingelser som misligholdelse, der berettiger Backoffice til at standse arbejdet med en dags varsel, og til at modregne depositum i Backoffice ‘s samlede tilgodehavende. Backoffice er i så fald berettiget til honorar i tre måneder frem til udgangen af en kalendermåned.

Ændringer i ovenstående vilkår mv. skal være godkendt skriftligt af Backoffice’s ledelse.

Gyldighed

Såfremt en eller flere bestemmelser i aftalen mellem Backoffice og virksomheden erklæres ugyldig eller i øvrigt ikke kan opretholdes som følge af ufravigelig lovgivning, senere ændringer i lovgivningen eller myndighedskrav, vil sådanne bestemmelser ikke anses som en del af aftalegrundlaget. Gyldigheden af aftalens øvrige bestemmelser påvirkes ikke.

Ændringer i ovenstående vilkår mv. skal være godkendt skriftligt af Backoffice’s ledelse.

Lovvalg og værneting

Aftalen er undergivet dansk ret bortset fra de danske regler om lovvalg.

Enhver tvist som måtte opstå i forbindelse med aftalen eller Backoffice’s udførelse af arbejdsopgaverne skal opgøres efter ‘Regler for behandling af voldgiftssager ved Voldgiftsinstituttet Danish Arbitration ‘ Alle medlemmer af voldgiftsretten udnævnes af Det Danske Voldgiftsinstitut i overensstemmelse med ovennævnte regler. Både virksomheden og Backoffice har tavshedspligt med hensyn til tvisten, herunder dens eksistens, voldgiftsbehandlingen og -kendelsen.